Quem é dono do Instagram, do domínio e do WhatsApp da sua empresa?

Pergunte a qualquer empresa quem é o dono do prédio ou do estoque, e a resposta vem na hora. Pergunte quem é o dono do Instagram, de que e-mail ele depende e em nome de quem está o domínio do site, e a resposta costuma ser "acho que é da agência".

Este artigo lista os ativos digitais que sustentam a operação, os erros de titularidade mais comuns e o que precisa estar em contrato para que a empresa continue no controle quando pessoas e parceiros mudam.

Os ativos que a empresa precisa inventariar

O inventário não precisa ser sofisticado. Uma planilha com ativo, titular, e-mail de recuperação, quem tem acesso e nível de permissão já resolve a maior parte do problema.

Os quatro erros que mais custam caro

1. E-mail de recuperação pessoal. Quando a conta do Instagram ou do Google está vinculada ao e-mail de uma pessoa, a recuperação depende dela. Se a relação termina mal, o acesso termina junto. Use e-mail corporativo, com senha guardada pela empresa.
2. Agência como proprietária. Muitas agências criam o Business Manager, a página e a conta de anúncios no próprio ambiente, e dão à empresa apenas acesso de editor. Ao fim do contrato, a empresa precisa reconstruir tudo e perde o histórico de anúncios. A empresa deve ser proprietária; a agência, parceira com acesso delegado.
3. Número de WhatsApp pessoal. O número que os clientes conhecem está no chip de alguém. Quando essa pessoa sai, o atendimento vai com ela. O número deve estar em nome da empresa, e a conta Business vinculada ao Business Manager.
4. Nenhum contrato sobre acessos. Contratos com agências, desenvolvedores, gestores de tráfego e funcionários raramente dizem o que acontece com senhas, contas e conteúdos no encerramento. Sem cláusula, a devolução vira negociação.

O que o contrato precisa dizer

Um contrato com prestador de serviços digitais deve prever, no mínimo:

• Titularidade: todas as contas, domínios e ativos criados durante o contrato pertencem à empresa, desde a criação.
• Acessos: quais níveis de permissão o prestador recebe, e que eles são revogáveis a qualquer tempo.
• Devolução: prazo e forma para entrega de senhas, códigos de autenticação, arquivos-fonte, código do site e dados no encerramento.
• Direitos autorais: cessão dos conteúdos produzidos (textos, fotos, vídeos, layouts) para a empresa, com a extensão permitida pela Lei 9.610/1998.
• Confidencialidade e dados pessoais: tratamento da base de clientes conforme a LGPD, com devolução ou eliminação ao fim.
• Transição: obrigação de colaborar na migração por um período após o término.

Com funcionários, a lógica é a mesma, ajustada ao contrato de trabalho: contas corporativas, política de senhas e cláusula sobre criação de conteúdo durante o vínculo.

Onde entra o registro de marca

O nome da empresa nas redes só é da empresa, no sentido jurídico, quando está registrado no INPI. Sem isso, um ex-sócio, um concorrente ou um ex-funcionário pode registrá-lo primeiro e passar a ter o direito de pedir a remoção dos seus perfis. Com registro, a empresa tem o documento que os formulários de recurso e de denúncia pedem, como detalhado em Conta falsa usando seu nome.

O registro também resolve uma situação interna frequente: a marca registrada no CPF de um dos sócios. Se a sociedade se desfaz, esse sócio leva a marca. A titularidade deve estar no CNPJ, com contrato social e acordo de sócios tratando do tema.

Checklist de 30 minutos

• Listar todos os ativos digitais com titular, e-mail de recuperação e quem tem acesso.
• Transferir domínio, Business Manager, página e Perfil da Empresa no Google para a titularidade da empresa.
• Trocar e-mails de recuperação pessoais por e-mail corporativo.
• Ativar verificação em duas etapas em todas as contas, com códigos de backup guardados pela empresa.
• Revisar contratos com agência, desenvolvedor e gestor de tráfego: titularidade, acessos, devolução.
• Verificar se a marca está registrada no INPI, e em nome de quem.

Software desenvolvido sob encomenda segue a mesma lógica de titularidade: contrato claro, entrega de código-fonte e documentação comprovam de quem é o sistema, tema do artigo Quem é dono do software desenvolvido sob encomenda para a indústria?.

Se a empresa já perdeu o controle de algum desses ativos, o caminho é o da recuperação, tema de Instagram suspenso ou banido: o que fazer e da página de Direito Digital para empresas.